广州科技贸易职业学院采购管理制度
第一章 总 则
第一条 为了规范广州科技贸易职业学院（以下简称“学院”）采购行为，提高采购资金的使用效益，维护公共利益，保护采购当事人的合法权益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》等有关法律、法规和规定，结合学院实际，制定本制度。
第二条 凡纳入学院财务核算的采购活动，均适用本制度。
第三条 本制度所称的采购，是指有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。
第四条 学院采购分为学院集中采购和部门零散采购两种形式。
（一）学院集中采购。政府采购项目和学院采购限额标准以上的采购项目，实行学院集中采购，由学院招投标办公室实施。
政府采购项目，指使用财政性资金采购广州市政府集中采购目录范围以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的项目。广州市政府集中采购目录及采购限额标准（以下简称“政府限额”）以上级最新规定为准。
学院采购限额标准以上的采购项目，指政府采购范围外、达到10万元（含）学院采购限额标准（以下简称“学院限额标准”）的项目。
（二）部门零散采购。未达到学院限额标准且不在广州市政府集中采购目录范围内的项目实行部门零散采购，由业务需求部门自行实施。院属部门要结合风险防控要求，明确内部工作机制，建立部门零散采购内部控制规定。
第五条 学院集中采购项目在申请采购之前必须落实采购经费来源，按要求执行“三重一大”决策制度，确保采购需求与立项申报材料、建设内容一致。
第六条 学院采购应坚持公开透明、公平竞争、公正和诚实信用、综合权衡、量力而行、物有所值的原则。
第七条 政府采购必须按照批准的政府采购预算、政府采购实施计划执行。未纳入政府采购预算和政府采购实施计划的政府采购项目，不得组织实施，不得支付采购资金。如违反相关法律规定，将依法依规处理。
第二章 机构职能与岗位职责
第八条 学院采购按照决策、执行、监督三者分离的要求进行。
第九条 学院党委会或院长办公会是学院采购工作的最高决策机构，职责如下：
（一）全面领导学院的采购工作；
（二）讨论审定学院采购工作的相关规章制度；
（三）讨论决定学院集中采购的范围与限额标准的调整方案；
（四）讨论决策重大采购项目采购实施方案；
（五）讨论决定学院采购工作中的违规及惩罚意见等；
（六）审议学院采购工作中的其他重大或特殊事项。
第十条 学院按照职能归属指定招投标办公室为学院集中采购行为的执行机构，其主要职责为：
（一）贯彻执行国家、上级部门有关采购和招投标的法律法规和方针政策，宣传和组织学习相关政策；
（二）研究起草学院采购规章制度，制定采购审批程序，规范办理采购业务流程；
（三）汇总、上报学院政府采购预算，办理政府采购预算调剂；
（四）组织开展学院集中采购活动。包括公开采购意向、审核或确定采购方式、委托代理机构、备案采购计划、审核采购需求的规范性、协调编制采购文件、备案政府采购合同等采购流程业务，协调处理采购质疑及投诉，收集、整理、发放采购项目档案资料；
（五）统计、上报学院政府采购信息，配合上级主管预算单位的政府采购政策落实情况调查与公开等工作；
（六）负责招投标办公室网站建设、管理、维护及内容更新；
（七）其他与学院采购相关的工作。
第十一条 学院业务归口管理部门在采购工作中的主要职责：
（一）负责业务归口所属部门的政府采购预算申报的论证与审核；
（二）采购项目的必要性与可行性论证、采购需求及预算审核，配合需求部门确定项目的技术标准、其他技术性文件（包括工程采购所需经审核的图纸、清单、控制价等）及释疑；
（三）配合项目的建设与管理，参与合同、项目建设、资金支付、验收等管理过程。
第十二条 需求部门在采购工作中的主要职责为：
（一）负责采购项目市场调研和经费预算、政府采购预算申报、政府采购意向公开申请；
（二）填报采购项目申请表、编制采购需求及其他相关材料并提交相关职能部门审批，并对申请资料的准确性、真实性、合规合法性等负责；
（三）审核确认采购文件、列席采购项目评审会、确认采购评审结果；
（四）负责合同签订、合同履行及履约情况反馈，向职能部门申请项目验收；负责项目资金的支付；负责将项目采购文件交学院办公室存档等；
（五）处理采购中的质疑和投诉。
第十三条 学院纪委办公室（纪检室）牵头相关部门负责采购监督管理，依法履行对采购活动的监督管理职责。
第三章 采购审批
第十四条 需求部门提出采购申请，并按流程（具体流程见附件1）报批。采购申请资料包括《广州科技贸易职业学院采购项目申请表》（附件2）（含需求方案）和其他相关材料，涉及学院“三重一大”决策制度要求范围的，还需提供相关批复意见（学院党委会或院长办公会会议纪要等）。申请采用特定采购方式的，须提交本部门或以上级别会议的集体决策材料，经招投标办公室审核确定。其中，需采用单一来源方式的采购项目，还需按上级政策完成相关审批手续、提供相关材料。
招投标办公室受理采购申请，审核采购需求的规范性，审核或确定采购方式和代理机构，报部门负责人、分管领导审批同意后开展采购。其中，项目预算达100万的还须报学院院长审批。
第十五条 正在实施的学院集中采购项目原则上不得取消，因特殊情况确需取消的，分以下两种情形处理：
（一）采购项目评审前或电子卖场确认采购结果前，向招投标办公室提交经业务分管领导、需求部门领导及项目负责人签字的纸质申请资料；
（二）其他情况按政府采购相关法律法规执行。
第四章 采购方式及采购代理机构
第十六条 采购方式确定的原则：
（一）采购方式以合法合规、快速实施、高效落实为原则，确保集体决策、充分研讨、有效竞争、公开透明。
（二）招投标办公室根据采购金额、项目特点、采购需求等实际情况，审定或提出适宜的采购方式报领导审批。
（三）凡纳入学院集中采购的项目，按政府采购政策执行，在不违反上级政策法规的前提下，由学院党委会或院长办公会审议决策的除外。具体如下。
采购品目单一、适用简易采购程序的：在广东政府采购智慧云平台通过电子卖场的直接订购、电子反拍、网上竞价、定点采购、批量集中采购等方式实施。直接订购、电子反拍、网上竞价、团购、批量集中采购适用于货物项目。定点采购适用于工程和服务项目，包括定点议价和定点竞价两种形式。需求部门使用定点采购方式（主动邀请供应商）时，须在提交采购申请时一并提供本部门或以上级别会议的集体决策材料，并注明定点邀请的供应商名称。
按项目委托采购代理机构的项目，采用以下方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、广州市政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。其中，公开招标是主要采购方式。
1.公开招标，指依法以招标公告的方式邀请非特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的项目，必须进行公开招标，但经批准采用公开招标以外方式采购的除外。公开招标数额标准以最新颁布的广州市政府集中采购目录及采购限额标准为准。
2.邀请招标，指依法从符合相应资格条件的供应商中随机抽取三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：
（1）技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择；
（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目合同总金额的比例过大的。
3.竞争性谈判，指谈判小组与不少于三家符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：
（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；
（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；
（4）不能事先计算出价格总额的。
4.单一来源采购，指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：
（1）只能从唯一供应商处采购的；
（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
需求部门申请采用单一来源采购方式的，应认真开展市场调查和价格测算，提交采购申请资料时一并提供经本部门或以上级别会议讨论的单一来源必要性佐证材料。其中达到公开招标数额标准的，还需提供上级政策要求的材料，由招投标办公室报经主管预算单位同意、主管预算单位向市财政局行文申请通过后方可开展采购活动。
5.询价采购，指询价小组向不少于三家符合资格条件的供应商发出采购货物询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。
6.广州市政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。如竞争性磋商是指通过组建竞争性磋商小组（以下简称“磋商小组”）与符合条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商，供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价，采购人从磋商小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形的项目，可以采用竞争性磋商方式开展采购：
（1）政府购买服务项目；
（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
（3）因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；
（4）市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；
（5）按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。
（四）学院限额标准以上但不属于政府采购的项目，经过党委会或院长办公会讨论决定的，可由需求部门自行采购。
（五）学院限额标准以下且不属于政府采购的项目，由需求部门自行实施部门零散采购。
（六）适宜通过广东省网上中介服务超市及政府主管部门授权的其他电子平台等方式实施采购的学院集中采购项目，按照上级政策执行。
（七）涉密政府采购按上级相关文件要求执行。
第十七条 采购代理机构确定的原则：
（一）采购代理机构包括集中采购代理机构和社会采购代理机构。
（二）招投标办公室根据采购代理机构的专业性和综合信用评价结果，结合学院实际情况，集体商议确定5家社会采购代理机构作为非政府集中采购项目委托的常用采购代理机构，并报学院党委会议审定。后续结合实际情况，常用采购代理机构确有必要增减的，通过招投标办公室会议决策增减，并报学院党委会议审定。
（三）政府集中采购目录内的采购项目必须委托集中采购代理机构即广州市政府采购中心或通过广东政府采购智慧云平台电子卖场实施。
（四）政府集中采购目录外的采购项目在委托代理机构时，按照高效、合理、合规的原则，以集中采购代理机构（即广州市政府采购中心）为主、社会代理机构为辅，由招投标办公室经办人提出，报部门负责人、分管院领导批准后执行。
第五章 采购程序
第十八条 各部门不得以任何方式、理由规避采购程序，必须按规定程序经审批后方可实施采购，不得不按程序审批而直接指定某种采购方式。
第十九条 学院不允许各种形式的“规避学院集中采购”“规避政府采购”和“规避公开招标”行为。各部门在一个财政年度内，将一个预算项目下的同一品目或类别的货物、服务项目，以化整为零方式多次采购，累计预算金额超过学院限额标准的原则上属于规避学院集中采购，累计预算金额超过政府限额的属于规避政府采购，累计预算金额达到公开招标数额标准、且未经批准采用公开招标以外方式采购的，属于规避公开招标。
第二十条 需求部门需按预算主管部门要求，在项目立项或申报经费预算时同步申报政府采购预算，涉及业务归口管理的，应将由业务归口部门论证审核后的政府采购预算报至招投标办公室，由招投标办公室统一汇总上报。
第二十一条 按项目实施的政府采购项目均应当按规定公开采购意向，公开时间不得晚于采购活动开始前30日。
第二十二条 招投标办公室依法实施的采购按以下程序执行：
（一）在落实政府采购预算、政府采购意向公开、学院“三重一大”政策要求的前提下，需求部门启动项目采购，按流程报相关部门及分管院领导审批；
（二）业务归口管理部门审核，对需要论证的项目组织相关论证，在采购项目申请表中相关部门意见处出具意见；
（三）计划与财务处预算审核；
（四）招投标办公室审核采购需求（含用户需求书、评审细则等）的规范性，审核或确定采购方式；
（五）招投标办公室依规选择采购代理机构，签订委托代理协议，委托立项；
（六）招投标办公室、采购代理机构编制采购文件初稿并对文件中的采购需求部分（用户需求书、评审细则、合同范本等）提出修改意见，确保采购文件符合采购政策；需求部门修改采购文件，确保采购文件全面反映采购需求，并在采购公告发布前对采购文件进行书面确认；需求部门为采购文件的责任部门；
（七）招投标办公室依规进行采购流程业务操作；
（八）需求部门选派采购人代表参加评审；
（九）需求部门确认采购结果；
（十）采购代理机构发布中标（成交）结果公告，发出中标（成交）通知书；
（十一）需求部门与中标（成交）供应商签订采购合同，并将签订的政府采购合同扫描件发给招投标办公室进行合同备案和信息公开；
（十二）招投标办公室整理相关采购资料，交由需求部门保存或归档。
通过广东政府采购智慧云平台电子卖场及其他电子采购平台实施的，无需签订委托代理协议及选派采购人代表参加评审、无中标（成交）通知书。
第二十三条 委托采购代理机构开展采购时，招投标办公室负责办理学院与被委托机构之间的委托代理协议签订工作，确定委托代理的事项，约定双方的权利和义务。被委托机构按法律法规履行相关采购程序后，将采购结果移交给招投标办公室。
第六章 履约与验收
第二十四条 凡属于学院集中采购的采购项目必须严格按照采购结果签订书面合同，以明确权利和义务。需求部门原则上应自中标（成交）通知书发出之日起20日内，按照采购文件确定的事项，与中标（成交）供应商签订采购合同，最迟不得晚于中标（成交）通知书发出之日起30日。通过广东政府采购智慧云平台电子卖场或其他电子采购平台实施，需求部门应在成交结果公告发布后5个工作日内签订合同。
第二十五条 所签订的合同不得对招标文件确定的事项和中标（成交）供应商投标文件作实质性修改，不得向中标（成交）供应商提出任何不合理的要求作为签订合同的条件。严格控制中标（成交）后合同关键条款及标的内容的变更。
第二十六条 需求部门和相关职能部门应按学院相关验收管理规定及合同规定的技术、服务、安全标准组织对供应商履约情况进行验收，并出具验收报告。大型或者复杂的政府采购项目，应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。
第二十七条 合同所涉及的相关单位均应依照合同的约定履行合同。合同履约及验收结果作为学院采购诚信评价体系的依据，需求部门或相关职能部门应及时以书面形式将履约及验收过程中出现的供应商失信行为反馈给招投标办公室。
第七章 纪律与监督
第二十八条 所有参与采购工作的人员均应遵守国家相关法律、法规、规章，按规定的权限、程序开展工作，坚持原则，廉洁自律，保守秘密，主动接受监督。
第二十九条 任何单位和个人不得以任何方式非法干预和影响采购过程和结果，均有权对学院采购活动中的违法、违规行为进行检举和投诉。
第三十条 学院采购工作严格实行回避制度。在采购活动中，采购人员及相关人员与供应商有利害关系的，必须回避。供应商认为采购人员及相关人员与其他供应商有利害关系的，可以申请其回避。
第三十一条 供应商在采购或履约、验收过程中违反相关约定的，学院按采购文件或合同中的约定方式处理并追究其违约责任；涉及触犯法律法规的，学院报政府主管部门进行处理，按有关法律法规追究供应商的法律责任。
第三十二条 学院各单位各部门及其工作人员在采购活动中违反本制度的，由学院相关部门责令其改正；构成违纪的，移交纪委办公室（纪检室）根据有关党纪法规进行严肃处理；需要问责的，对有关单位（部门）及其领导人员实施问责；涉及触犯法律的，移交司法机关按有关法律法规追究法律责任。
第八章 档案与记录
第三十三条 采购档案包括：项目采购申请资料、采购文件、投标（响应）文件、评审资料、采购合同、验收文档等资料（包括音频、视频资料）；记录包括：会议记录和签名、论证结论和签名、审核审批的具体意见和签名、法律顾问的意见和签名、采购招标部门的意见和签名、代理机构的意见和签名、招投标结果、合同签署和执行情况、验收意见和签名、结算意见和签名等。未经学院审核批准，非公开发布的采购档案和记录原件不得交予供应商。
第三十四条 学院采购档案和记录的保存包括纸质和电子两种形式，项目负责人为第一保管责任人，保管地点和保管方式以学院档案管理相关规定为准。学院采购档案和记录为采购活动的管理、研究提供证据，实现采购项目采购活动的可追溯性。学院政府采购档案的保存期限应自采购活动结束之日起不少于15年，其他采购档案资料的保管期限按相关规定执行，相关责任人应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或销毁。
第三十五条 学院建立采购活动不同环节的档案和记录，保证文件和记录的合法、准确、完整、清晰。
第三十六条 采购档案和记录被修改后，应当及时再次得到相关领导批准或者有效的确认。未获采购档案责任主体部门或采购项目负责人授权人员，不得对文件和记录进行修改。
第三十七条 采购工作结束后，招投标办公室整理采购相关档案资料并退还项目负责人，由项目负责人按学院规定转交档案部门保管。
第九章 信息公开
第三十八条 学院按政策规定对采购项目进行公开，保证校内相关部门、教职工及招标采购代理、潜在供应商能够方便、迅速、公平地获取采购项目的信息。
第三十九条 招投标办公室作为接受处理校内外投诉和意见的部门，建立信函、电子邮件书面投诉渠道。
第十章 附 则
第四十条 学院限额标准的调整需经学院批准，政府限额及公开招标数额标准的调整须按相关法律法规执行。采购限额标准调整后，招投标办公室应及时在全院公布。
第四十一条 本制度未尽事宜，依照国家、地方相关法律法规执行。本制度内容与国家和省、市新颁布的规定不一致的，按上级新颁布的规定执行。
第四十二条 本制度的解释权属于学院招投标办公室。
第四十三条 本制度自公布之日起实施。《广州科技贸易职业学院采购管理规定（穗科贸〔2018〕54号）》同时废止。
附件：1.采购项目审批流程图
2.广州科技贸易职业学院采购项目申请表
广州科技贸易职业学院办公室 2023年4月28日印发
