第一条 为使学院行政公文处理工作规范化、制度化、标准化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据学院实际情况，并参照《国家行政机关公文处理办法》及《广东省国家机关公文处理实施细则》，特制定本规定。
第二条 行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作报告情况交流经验的重要工具。各部门必须重视并认真做好公文处理工作。
第三条 本规定适用于全院各部门。学院办公室是学院行政公文处理的机构，主管学院并负责指导院属各部门公文处理工作。
第四条 公文处理工作，必须按统一领导、分级管理的原则进行，各部门应有一位领导分管，并有专人具体管理本部门的日常公文处理工作。
第五条 公文处理工作必须准确、及时、安全，要严格遵守保密制度，对机密文件应妥善管理，对尚未公布的文件，不得向外传播。
第六条 学院常用的公文有以下几种：
（一）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。
（二）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
（三）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（四）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
（六）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
（七）批复：适用于答复下级机关请示事项。
（八）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（九）函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关部门请求批准等。
（十）会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第七条 公文格式一般包括发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、收文单位、正文、附件、印章、成文时间、等。具体内容如下：
（一）一般每页排22行，每行28个字。
（二）公文标题：应当准确简要地概括公文的主要内容，由发文单位、事由、文种三部分构成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。用小标宋体2号字打印。可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（三）发文字号：包括机关代字、年份、序号。格式：A字〔B〕C号，其中A为公文内容所属工作系统的代字，B为年号，C为序号。联合发文，只标明主办单位发文字号。发文字号用仿宋体3号字打印。采用红头文件公文稿纸时发文字号位于红线上方，不空行。采用函头公文稿纸时发文字号位于红线右下方顶格，与红线之间空一行，并与正文标题之间相隔一行。
（四）正文：用仿宋体3号字打印。
（五）附件：公文如有附件，位于正文与成文时间之间，与正文之间空一行，左边空2个字，后加冒号。若有多个附件，则应注明附件顺序和名称。如果附件较多，可用“1.2.3.”等序号排列。回行时与冒号后的内容（有序号的与序号后的内容）对齐，内容后无需标点符号。同时在附件内容首页的第一行左边顶格注明附件顺序。如：“附件1”。
（六）文件落款：由学院发出的对外文件或由学院单一部门发文，在落款处需要署发文单位名称，标识成文日期，成文日期右空4字；由学院两个部门联合发文需加盖两个部门印章时，应将成文日期拉开，左右各空7个字；由学院三个或以上部门联合发文需加盖多个部门印章时，成文日期右空2字，并分别将发文部门名称打印出来，主办部门印章在前。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
（七）成文时间：一般以领导签发的时间为准。联合行文，以最后签发的领导的签发日期为准；如果是正式会议通过的文件，则一般以会议通过时间为准。发文时间的位置一般在落款的下面，右空四字。但是，有些正式会议通过的文件（决议、会议纪要等），发文时间则写在标题下面，有时还必须写明是什么会议通过的，然后用圆括号括起来。成文日期用仿宋体3号阿拉伯数字，并标明年月日。如“2012年11月9日”。
（八）抄送部门或机关：公文如有抄送机关，其位置应在成文日期下，在文件印发部门（或机关）名称之上，左右各空一字，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。用3号仿宋体字。
（九）机密公文应当分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”，“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。秘密等级、保密期限用3号黑体字打印。
（十）紧急文件应当分别注明“特急”、“急件”。
（十一）上报的重要公文，应当在首页文件标题的右上方（或发文字号右下方、横线的右上方）印注签发人姓名。主题词中的“主题词”用3号黑体字，主题词的词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。
（十二）盖印：对外发文一律由学院办公室在文件原件上加盖学院公章后才对外报送。由学院办公室发至各部门的文件、通知等，由学院办公室加盖公章后下发。公文用印要端正、清晰、“骑年盖月”。
第八条 部门对外行文只限业务联系。
第九条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，学院有权责令纠正或撤销。
第十条 部门一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄报被越级单位。
第十一条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。
第十二条“报告”中不得夹带请示事项。
第十三条 各部门上报院领导的或以学院名义对外报送的请示、报告等公文，必须先送交学院办公室审核，由学院办公室登记后，代为转送院领导阅批。否则，院领导将视为手续不完备而不予批示，并退回原单位重新办理。特殊情况除外。各部门以学院名义发出的对外公文，须经学院领导审批签发后，由学院办公室盖印方可对外报送，其他部门无权以学院名义擅自对外报送公文。
第十四条 公文办理分为收文和发文。
第十五条 收文办理一般包括登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁，由学院办公室指定专人负责办理。
（一）拆封、登记、编号，填写“广州科技贸易职业学院文件办理登记表”，由学院办公室主任签发。
（二）根据学院办公室主任意见分别送主管院领导批示或有关部门负责人阅办。要件和急电，应立即送领导批示或有关处室阅办，其他来件一般应在一个工作日内清理分送。紧急公文，应提出办理时限。
（三）承办公文包括对文件的执行、办理和撰文答复。承办部门收到公文后应当及时办理，对办理好准备上报的公文，要严格把好行文、政策、文字、协调、规范、校对等“六关”。同时要在《文件呈批阅办笺》上完整的写清楚办理结果。对本部门不能办理、不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文，应及时退回办公室并说明理由，请示领导重新批示。
（四）各部门上报学院领导的请示或报告，一般由办公室统一登记送领导，遇急件或其他特殊情况，各部门可直接送分管领导审阅或审批。
(五) 公文承办完毕后，承办部门应将公文连同承办过程中形成的文件（包括文件电子版、照片及影音资料）及时交给办公室工作人员，公文归还日期一般应不超过7个工作日。由办公室工作人员归档保存，一年内移交档案室。
第十六条 发文办理包括拟稿、核稿、会签、审核、签发、缮印、校对、复核、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。凡拟制公文，必须使用学院统一印制的发文稿纸。
（一）拟稿：以学院名义发文，根据内容由主办单位拟稿，非职能部门业务范围内的综合性和重要文件由学院办公室拟稿。
草拟公文应当做到：
1.符合党和政府的方针政策，符合学院的有关规定。
2.主题明确，标题醒目，切合实际，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。向上级请示、报告和对外答复问题，必须以学院统一制定的公文或数字为依据，必要时须引用发文号和文件标题。草拟文稿统一用钢笔书写，不能用铅笔或圆珠笔。
3.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当尽可能写具体的年、月、日。
4.结构层次序数：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
5.公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。
（二）核稿、会签。公文起草后，拟稿部门负责人必须认真核稿并签名，行文内容涉及两个或两个以上部门，必须履行会签手续。
（三）审核。以学院名义发文，公文送院领导签发之前，应当先由学院办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关部门协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定。
学院办公室对下列文稿予以退回重办：
1.未经来文单位领导核稿的。
2.文件格式混乱、眉目不清、头尾不全、附件遗漏及主抄送单位不清的。
3.文稿潦草，字迹不清，自造简化字，用铅笔或圆珠笔起草或修改的。
(四)签发。审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。以学院名义发文一般由学院办公室送分管院领导签发，重要公文如报送上级机关的请示、报告等或以学院名义印发校内的重要决定、发布的规章制度、人事任免等，必须经学院党政一把手签发。以部门名义发文由部门负责人签发。
（五）编制发文字号。按机关代字、文件类别、年代、文件流水号的顺序排列，如“穗科贸函〔2003〕1号”。联合行文的发文字号，只标主办单位一家的字号。
（六）校对、复核、印制。
1.公文打印初稿后，以学院办公室名义发的文件，由拟稿部门负责人负责校对;以部门名义发的公文由部门拟稿人校对。
2.公文正式印制前,以学院名义发文，由学院办公室负责复核；以部门名义发文，由部门负责人进行复核，确保公文质量。
复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范，内容是否准确等。
3.经校对、复核，确认准确无误的文稿,方可登记进行印制。
（1）凡以学院名义发出的对外文件，用印有“广州科技贸易职业学院”红色函头公文稿纸打印。由学院办公室加盖公章装封后报出。
(2)凡属学院的决定、决议及规章制度等或以学院名义发出的，需学院相关部门执行的通知等，用印有“广州科技贸易职业学院”红头文件公文稿纸打印。先打印样稿，由学院办公室盖印后，再印制发放。
（3）其他部门发文，用印有“广州科技贸易职业学院”函头公文稿纸发文。使用前必须经学院办公室同意。印制后加盖部门公章后发放。
（七）文件的发放：对外公文和以学院名义发文统一由学院办公室负责安排报送或发放。特殊情况对外文件经学院办公室同意，也可由主办部门报送。务必确保公文及时报送、发放。
第十七条 带密级的文件不得存放个人手里，如因工作需要，应办理借文手续，用后即送回学院办公室。
第十八条 密码电报、绝密级文件不准复印。机密、秘密级文件一般不复印，各处室在借阅过程中不得擅自复印，确因工作需要复印的，填写《密件复印登记表》，经分管院领导或办公室主任批准后，由办公室文秘人员负责复印，复印件与原件一样按密件管理。
第十九条 凡代表学院出外开会的人员，会后要及时把会上所发的文件、资料交学院办公室文秘人员登记保管。
第二十条 凡以学院名义发出的文件、资料、报告、通知、统计表及会议纪要等，均需将原稿和3份打印好的公文交学院办公室存档。各处室要做好本处室的公文归档工作。
第二十一条 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
第二十二条 公文归档，应当根据相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，并依内容的重要程度确定案卷的保管年限。要保证档案的齐全、完整，能正确反映本部门的主要工作情况，以便于保管和利用。学院办公室和各部门应认真做好公文的立卷工作。一般是每季度清理一次，年末集中分类立卷。
第二十三条 以学院名义发的公文，原件由学院办公室立卷，以部门名义发的公文，原件由发文部门立卷归档，其中几个部门联合办理的公文，原件由主办部门立卷，其他部门保存复印件。
第二十四条 立好的文书案卷要写明标题，编好目录，按照档案工作的规定，向档案部门移交。
第二十五条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由2人监销，保证不丢失、不漏销。
第二十六条 本规定由学院办公室负责解释。
第二十七条 本规定自发布之日起施行。
