根据国家《档案法》和国家教育部《高等学校档案管理办法》的有关规定，本着既方便工作，又利于保密，确保安全的原则，制定本制度。

一、学院的档案材料主要为学院服务，也为社会服务。查阅档案必须履行登记手续，并在档案阅览室查阅。利用者须出示本人身份证明或其他合法证明，外单位人员查阅档案，必须持有单位介绍信，经主管校领导或档案室主管领导批准后方可查阅。

二、校内工作人员因公可直接查阅本部门归档的档案及其他开放档案。

三、查阅专业档案、科技档案应持所在单位介绍信，并须征得该类档案形成部门和档案主管部门领导同意，办理查阅手续。

四、凡查阅机密和重要档案材料，须经主管领导批准，办理查阅手续，且在阅档室内限定性的查阅有关内容，不得抄摘，不准把档案带出室外。

五、查阅者须承担所查阅档案材料的安全、保密责任。查阅者必须爱护档案材料，不允许随意摘抄无关的档案材料，不允许对档案进行圈点、批注、勾画、污损等，更不得拆卷抽取，违者将被追究责任。如需摘录或复印档案，需征得档案室主管领导或工作人员同意，由档案室工作人员进行操作，根据需要加盖档案材料证明印章。

六、查阅和归还档案时，应严格履行签字、登记、注销等手续，档案员应对归还档案核查无误后方可签字注销。

七、未经学院授权和上级主管机关批准，任何组织和个人都无权公布档案。