第一章  总 则

第一条  为有效地利用学院所藏档案，更好地为学院与社会服务，根据2016年11月7日修正的《中华人民共和国档案法》和国家教育部《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）相关规定，结合我院实际，制定本制度。

第二条  档案利用方式主要有查阅、借阅、咨询、复制、出具档案证明等。

第二章  库存档案

第三条  学院库存档案分为：

（一）一般开放性档案。

不涉及国家秘密、学院重大利益、机密、个人隐私（如个人工资清单、学生个人成绩等）及敏感问题的档案。包括：

1.党群类、行政类、教学类、科研类、基建类、设备类、出版类、外事类、财会类、声像类、实物类等档案中的一般行政性和指令性文件档案；

2.日常工作积累的事务性档案。

（二）限制开放重要档案。

涉及学院重大利益、重大事项、技术专利、商业秘密、个人隐私、敏感问题等不宜完全公开的档案。包括：

1.党群类、行政类档案中的党委会会议纪要、院长办公会议纪要、领导任免、人事变动等；

2.教学类、科研类、基建类、设备类、出版类、外事类、财会类、声像类、实物类、人员类等档案中的部分重要档案。

（三）一般开放性档案、限制开放重要档案由档案管理部门界定。

第三章  审 批

第四条  查（借）阅档案必须严格履行登记审批手续，按《档案查（借）阅登记表》要求认真填写。

第五条  院内工作人员查（借）阅档案。

（一）因公查（借）阅本部门归档的档案及其他一般开放性档案，须经分管档案工作部门负责领导审批；

（二）因公查（借）阅限制开放重要档案，须经档案形成部门领导、档案工作部门负责领导、分管档案院领导审批后，节选查阅；

（三）档案一般不外借，确因工作需要必须借出，需填写《档案查（借）阅登记表》中的借出栏，借出综合档案室时间不超过一天，因特殊情况需继续使用，应办理续借登记及层级审批手续。

第六条  院外人员查（借）阅档案。

（一）因个人需要查阅学籍档案等，凭本人身份证（受委托查阅的，应持有委托人的身份证复印件和委托书）经分管档案工作部门负责领导审批，方可查阅；

（二）因业务需要查（借）阅一般开放性档案、限制开放重要档案等，必须由该档案形成部门持该单位业务介绍信、身份证明，相关业务合同、协议等，经档案形成部门领导、档案工作部门负责领导及分管档案院领导审批后，办理查（借）阅、归还登记等手续。

第七条  珍贵档案查阅程序。

珍贵档案原件一般不提供查阅。如有特殊需要，应经层级审批、复印后查阅（加盖档案材料证明印章的档案复制件，与原件具有同等效力）。

第八条  查（借）阅档案应急情况。

办案急需查（借）阅档案，可先经分管档案院领导审批，予以特事特办，再由该案协办部门协同档案形成部门负责调出，及时补办查（借）阅层级审批手续，并负责归还。

第四章  保 护

第九条  查（借）阅人员要强化档案保护意识，必须确保档案完好无损，爱护档案。

（一）不得折叠、勾画、涂改、抽撕、拆卷；

（二）不得圈注、眉批、增删、抽页或剪裁；

（三）不得擅自随意翻印、随意传阅；

（四）不得在查阅档案时抽烟、喝水。

第十条  查（借）阅人员未经档案管理人员同意，严禁进入档案库房进行查找和翻阅。

第十一条  查（借）阅档案时接受档案人员监督，档案室阅览区域及库房设置24小时视频监控。

第五章  归 还

第十二条  归还档案时，应由查（借）阅人员和档案管理人员共同严格履行核对清点检查，并进行归还注销登记。

第十三条  因查（借）阅人员疏忽大意对档案资料造成损坏或遗失时，追究查（借）阅人员及其所属部门领导责任，情况严重应根据《档案法》规定追究相关法律责任。

第六章  附 则

第十四条  学院档案室按照国家有关规定公布档案。未经学院授权，其他任何组织或者个人无权公布学院档案。

第十五条  本制度自印发之日起实施。

第十六条  本制度由学院办公室负责解释。

附件：

1.院内人员查（借）阅档案流程图

2.院外人员查（借）阅档案流程图

3.综合档案室查（借）阅档案登记表