第一章  总 则

第一条 为加强学院档案管理，规范档案的收集、管理，有效保护和利用档案，维护档案的完整与安全，提高档案信息化建设水平，为学院各项工作服务、为社会服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合学院实际，制定本办法。

第二条 学院档案是指建校以来，在教学、科研、党政管理和其他活动中直接形成的，对学院和社会有利用保存价值的各种不同形式的历史记录材料，包括文字材料、电子文档、图纸图表、实验记录、计算材料、照片、录音带、录像带、模型、样品、实物等。

第三条 加强档案工作，把档案事业纳入本院整体发展规划，列入议事日程。学院档案工作所需的基础设施和维护经费，档案日常管理工作经费，档案信息化建设经费，档案宣传、培训等其他经费应当列入学院财政预算。做到“三纳入”、“四同步”，即纳入学院规划和计划、纳入管理制度、纳入有关人员职责范围，在布置、检查、总结、验收各工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条 维护档案完整与安全，便于学院各方面的利用。档案工作是学院不必缺少的基础性工作，是学院教学、科研和党政管理工作的重要组成部分，是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护学院、维护学院历史真实面貌的一项重要工作。

第五条 全体师生员工都有保护档案的义务，享有依法利用档案的权利。学院形成的各类档案，是全院师生员工劳动智慧的结晶，是学院的宝贵财富。各部门必须定期向学院综合档案室移交档案，任何个人不得将档案材料据为己有或借故拖延归档。

第二章  档案机构及其职责

第六条 学院设立综合档案室，负责统一管理全院的档案，学院综合档案室是全院档案工作的业务主管部门，也是永久保存和提供利用学院档案的机构。行政上归学院办公室领导，业务上接受广州市档案局及广州市科学技术协会的指导，监督和检查。

第七条 档案工作实行统一领导，分级管理的原则。学院档案工作由主管学院办公室的院领导负责分管，其他院领导检查、督促所分管的职能部门做好档案的收集、整理、立卷、归档工作。院属各部门由一名领导具体负责本部门的档案工作，并设兼职档案工作人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作，列入职责范围，是年度工作考核的重要内容。

第八条 学院综合档案室的主要职责

   （一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，并努力完成上级主管机关下达的有关档案业务工作。

   （二）规划全院档案工作，制定学院档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查。加强档案工作的规范化、标准化建设，提高档案的综合管理水平。

   （三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全院各类档案及有关资料。

   （四）在档案鉴定小组的领导下，会同有关职能部门对保管期限已满的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案按有关规定办理销毁。

   （五）开展档案的利用工作，办理档案的借用与阅览；编写档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。

（六）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流。

   （七）维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作；对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档案和泄密者，提请学院予以处理；对保护档案有功者，提请学院给予表扬、奖励。

   （八）负责组织全院兼职档案工作人员的业务学习与培训。

   （九）开展档案宣传工作和利用者教育活动。

   （十）开展档案学术研究和交流活动。

   （十一）完成学院领导交办的其他工作任务。

第九条 档案工作人员的职责

（一）学习、宣传、贯彻执行档案法规及各项规章制度，掌握档案工作专业知识和档案现代化管理技术。

（二）熟悉学院档案形成规律和所管辖的档案范围，负责学院文书、基建、设备、科研、外事、出版、会计、声像、实物等档案的收集、整理、鉴定、保管、编目、统计、利用、编研等基础工作。编制各类档案目录、检索工具、编写适用的参考资料，迅速准确地查调档案。

（三）监督、指导部门兼职档案员做好各门类档案材料的收集、整理、归档工作，提高案卷质量。

（四）做好档案“九防”工作，确保档案安全。

（五）严守保密制度，不得擅自扩大档案的利用范围，不得泄漏档案的秘密内容。

第十条 学院各部门兼职档案员（资料员）职责

（一）负责本部门文件材料的收集、整理和保密工作。

（二）按文件材料归档范围和案卷质量要求，将文件材料整理后按时移交学院办公室综合档案室归档。

第十一条 学院综合档案室应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，具体承担学院档案业务工作。建立以学院综合档案室为中心，由相关专（兼职）档案工作人员组成的档案工作网络。

第十二条 根据实际情况配备政治可靠、遵纪守法、忠于职守、事业心强、身体健康，具备档案管理、信息管理等相关业务知识，能胜任档案工作的档案工作人员,并需定期参加业务培训。凡新配备的档案工作人员，不具备档案专业知识的，必须参加上级档案行政管理部门专业培训，取得岗位证书才能上岗。

第十三条 学院档案工作人员属专业技术人员，按国家有关规定享受该专业技术人员待遇及评定专业技术职称。

第十四条 档案工作人员调离工作岗位、退休、离职，应在离岗前办好档案交接手续。

  第三章  档案的管理

第十五条 各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。各部门和课题组兼职档案人员应按工作程序，进行文件材料的形成、积累，工作结束时进行整理、立卷，按归档要求，经本部门负责人审查合格后归档。

第十六条 对于个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成各种载体的文件材料，必须按规定向各部门或课题组兼职档案员移交，任何个人不得将档案材料据为己有。

国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第十七条 学院对科研成果、产品试制、基建工程、贵重仪器设备等进行鉴定、验收时必须有档案室专职档案员或所在部门兼职档案员参加，会同有关业务部门对应归档的文件材料加以审查签署意见，以确保归档的文件材料完整、准确、系统。

第十八条 尚未整理装订的档案材料，不得随意堆放，必须置放于柜内，妥善保管。

第十九条 学院文件材料的归档范围

（一）党群类

主要是指学院党委、纪检、组织、宣传、统战、工会、团委在工作过程中形成的有保存价值的多载体文件材料。

主要包括学院党委综合、纪检、组织、工会、团委、民主党派、侨联等方面的各种会议文件、工作计划、规划、方案、汇报、总结、会议纪要、规则章程、统计报表；上级机关与学院有关的党务管理等文件材料。

（二）行政类

主要包括学院行政综合、人事、监察、审计、保卫、后勤、档案、图书等方面的各种会议文件、工作计划、规划、方案、汇报、总结、会议记录、纪要、规则章程、统计报表；上级机关与学院有关的行政管理等文件材料。

（三）教学类

按原国家教委、国家档案局发布的《高校教学文件材料归档范围》（〔1987〕教办字16号）相关规定执行。

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动形成的具有保存价值的多载体文件材料：

1.关于贯彻上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件时所形成的文件：教育改革、教学计划、专业和课程设置、招生、毕业分配等方面的计划、指示、规定办法等。

2.综合性教学文件：学院规定的各种教学制度、办法、规定、条例、教学工作的各种统计报表。

3.招生工作文件：招生计划、简章、专业介绍、新生名册、合同、招生工作总结。

4.学籍管理的文件：新生登记表、学生学籍卡、成绩单、在校学生名册、学生学籍变更（升级、留级、休学、转学、复学、退学）文件

5.学生奖惩文件。

6.教学计划、方案和教学大纲，教学改革方案、总结。

7.教材：自编、主编教材的正本，各系各专业教材使用目录。

8.教学实习的文件：教学实习的计划、大纲、总结等。

9.课堂教学文件：课程安排表、进度表、教师任课安排，典型讲义、教案，各专业的考试题。

10.优秀的、典型的毕业论文及评审意见。

11.师资培训的计划、考核和总结，出国进修等文件。

12.教研活动中的教学总结、教师教学经验总结，教师教学质量奖励的文件，教学情况调查表。

13.教师工作任务书及执行情况。

14．业余、函授和各类专业证书班、培训班、进修班形成的各种文件。

15.毕业生就业工作文件：毕业生就业计划、方案、报告、总结、毕业生证书存根、供需见面的计划、合同等。

（四）科研类

主要包括学校科学研究管理和实践活动中形成的反映科研综合管理、科研准备、科研实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等工作内容的具有保存价值的文字，图表及声像载体材料。按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）相关规定执行。

（五）基本建设类

按国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）相关规定执行。

主要包括如下材料：

1.可行性研究、任务书

项目建议书及批复、可行性研究报告、项目评估、环境预测、调查报告、设计任务书、计划任务书。

2.设计基础材料

工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录化验、试验报告、主要土、岩样及说明。

3.设计文件

主要包括初步设计、技术设计、施工图设计，技术秘密材料、专利文件，设计计算书，关键技术试验、总体规划设计、设计评价、鉴定及审批文件。

4.工程管理文件

主要包括征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书、承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件、施工执照、环保合同、消防、卫生等，水、暖、电、煤气供应协议书。

5.施工文件

主要包括开工报告、工程技术要求、图纸会审纪要、施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺、原材料及构件出厂证明、质量鉴定、建筑材料实验报告、设计变更工程洽谈商单、材料代用核定审批、施工定位测量、基础工程施工图、施工记录、日记、大事记、事故处理报告等，单位工程质量检查、评定、交工验收记录证明、施工总结、技术总结、竣工报告。

6.竣工文件

主要包括项目竣工验收报告、全部竣工图、项目质量评审材料、竣工验收会议文件。

（六）仪器设备类

主要包括学院的设备管理工作和各种国产和国外引进的仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节形成的不同载体文件材料，包括全套随机技术文件。

（七）出版物类

主要包括学院自行编辑出版的学报、报刊、学术刊物、论文专著、译著的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等文件材料。

    （八）外事类

主要包括学院有关人员出席国际学术会议（含国内、校内举行的）、出境考察、讲学、合作研究、进修、留学；学院聘请的外籍、港澳台专家、教师（含客座教师）在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予外籍学者、知名人士、著名社会活动家名誉职务和招收境外留学生的有关材料；学院涉外活动、对外学术交流、友好往来的有关文件材料等。

（九）财会类

按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）相关规定执行。主要包括学校、基建、技术开发部门的会计账簿、报表、凭证、工资表和学生助学金、奖学金签领表等。

（十）声像类

主要包括学院领导重要活动，上级领导来校视察，兄弟单位来校参观访问，学院各方面重要工作、重要会议、重大事件和重要纪念活动等的照片、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘及有关文字材料。

（十一）实物类

主要包括上级领导以及国内外知名人士为学院的题词、题字等手迹材料；教职工在国内外各类活动中，国内外有关人士或单位捐赠给集体的各种纪念物品；获国际、国家、省、市级各类奖品（奖状、奖杯、锦旗等）；境外友好单位颁发的荣誉证书，以及其他有保存价值的实物。

第二十条 归档要求

（一）整理归档的文件材料应遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。

（二）实行由文件材料形成部门和科研课题组立卷、主管业务部门统一归档的制度；立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理组卷，并编写页号或件号，输入卷内目录、填写备考表，拟定案卷标题，注明保管期限；

（三）文件材料整理立卷后（声像档案需制作一式两份），由部门兼职档案人员将案卷经本单位负责人审查签字后，拟制移交清单一式二份，向学院综合档案室移交。学院综合档案室接收档案时，应根据档案目录与移交人员共同清点，经查对无误，方可办理签收手续。凡归档质量不符合要求，学院综合档案室有权拒绝签收，并要求部门重新整理后移交。

（四）归档文件材料的载体和书写应符合存档要求，使用墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、油墨、印泥等耐久材料，字迹模糊或易退变的应及时复制，并附于原件后一同归档。禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水等书写归档文件。

（五）凡由几个部门合作完成的项目，由主办部门立卷归档；

（六）归档的文件材料应为原件并加盖部门印章，文件材料归档后不得更换。

（七）归档的文件材料应格式统一，质地优良，声像清晰。

（八）非纸质文件材料与其文字说明一并归档。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

（九）具有保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件一并归档。

（十）重要的、利用频繁的档案材料，可复制副本随原件一同归档，以便保护原件，如：声像档案。

第二十一条  归档时间

（一）党政部门和能按年度归档的部门，于次年3月底前整理归档后移交学院综合档案室。

（二）各教学部门和能按学年度归档的部门，于次学年度10月前整理归档后移交学院综合档案室。

（三）科研、基建、仪器设备和专题性成套性文件材料，应在项目完成并通过鉴定、验收后三个月内由各自部门立卷归档后移交学院综合档案室。

（四）会计档案按年度由财务部门按要求和规定整理归档，在财务部门保管三年期满后的次年4月底前移交学院综合档案室。

（五）声像档案在每项工作完成后2个月内，由主办部门将声像和文字说明（内容、时间、地点、人物和制作者）等材料，一式两份向学院综合档案室移交归档。

（六）随时接收上级规定应接收的档案。

第二十二条 学院各类档案按其使用价值保管期限为永久、30年和10年三种。

（一）永久：反映学院主要活动和基本历史面貌的，对学院和社会需要长远利用的档案，列为永久保管。它主要包括两部分，一是本院形成的重要文件材料；二是上级领导部门针对本院所发的重要文件材料。

（二）30年：凡在相当长的时间内，本院需要查考利用的档案，列为30年保管。它包括本院产生形成的和上级领导部门及有关部门所发的与本院工作有关的重要的文件材料。保管期限为十至三十年。

（三）10年：凡在短期内本院需要查考的档案，列为10年保管，其保管期限为十年（含十年）以下。

第二十三条 学院综合档案应设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房，并根据工作需要设置展览用房、档案数字化用房、服务器机房等。

（一）为保证档案的安全，延长档案寿命，要为综合档案室配置铁质档案柜、防磁柜、保密柜、空调机、去湿机、计算机、复印机、照相机、扫描仪等设备。

（二） 学院综合档案室库房应当配备防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染和防磁辐射等“九防”安全设施。不得在危房和不安全的环境中保管档案。

（三） 对档案进行数字化处理，应当采取防泄密、防电子病毒等措施，确保档案的完整与安全。

（四） 库房的档案柜排放和编号必须符合要求，编号从左至右，柜内从上到下排列，相同类目档案必须集中在一起排放。

（五） 档案库房室是学校安全保卫工作的重要部位，档案办公、阅览室必须与档案库房分开，严禁非档案馆工作人员进入档案库房，确需进库参观者，须经主管领导批准。

（六） 档案库房严禁放置易燃、易爆、腐蚀物品及其他杂物。

（七） 库房内温度要保持在14—24℃，相对湿度45—60%，以此为标准做好温湿度的调节控制和记录。

（八） 下班前要检查门窗有无关紧、锁好，平时离开要随手锁门。

（九） 建立档案收入和移出登记簿及时登记收入和移出档案的数量并履行签名盖章手续。

（十）  定期对档案保管状况进行全面检查，并做好记录，发现问题应及时向分管院领导汇报，采取有效措施，对破损或严重褪色的档案，及时进行修补或复制。

第二十四条 档案的鉴定与销毁

（一）档案的鉴定工作 ，由院长办公室和学院综合档案室以及有关职能部门分管档案工作的负责人组成鉴定与销毁小组，负责对保管期限已满的档案进行鉴定。

（二）为加强对有价值的文件材料的保管和管理，对保管期限已满的各门类档案有计划地进行鉴定工作。

（三）鉴定工作必须坚持以全面、历史、发展的观点鉴定档案价值，按照各门类的保管期限表的规定，对不再有保存价值的过期档案进行处理，原规定欠妥的，经认真研究后重新规定保管期限。

（四）销毁档案先由档案部门作出初次鉴定，后经鉴定与销毁小组鉴定，对到期的档案提出销毁或延长保管期限意见。

（五）凡符合销毁条件的档案经鉴定与销毁小组鉴定确无保存价值后，必须先造销毁清册（需列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等），报主管档案工作的院领导批准后方可销毁。未经鉴定和批准，任何人不得销毁档案。

（六）档案销毁时需指定地点销毁，销毁档案时，应指定三人监销（档案工作部门负责人、档案形成部门负责人、档案室管理人员组成），并在销毁清册上签字，销毁清册应在学院综合档案室长期保存。

第二十五条 学院综合档案室要积极开展档案的利用和编研工作，主动提供利用，充分发挥档案的社会效益和经济利益。

（一）除有特殊规定的以外，学院综合档案室应将保存的档案，按照《档案法》《高等学校档案管理办法》和国家、学院有关规定，向全院和社会公布和开放，持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，填写《广州科技贸易职业学院综合档案室查（借）阅档案登记表》，均可查阅利用属开放范围的档案。

（二）本院档案属于下列情况之一者，不宜开放：

1.涉及党和国家秘密的；

2.涉及专利或技术秘密的；

3.涉及个人隐私的；

4.档案形成部门规定限制利用的。

（三）对要求查阅、摘录、复制属于尚未公开的档案，须经学院领导同意；涉及未公开的技术问题须经科研主管部门负责人同意，必要时要报请院领导审查批准。

（四）学院综合档案室所保存的档案，主要供本学院利用。如其他单位或个人需查阅时，应持单位介绍信，经学院办公室负责人及分管院领导同意后，方可查阅。如借阅基建档案或涉及重大问题的档案，须经学院主管领导批准。

（五）对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用，如特殊需要，须经有关领导批准。

（六）凡利用档案都应按规定办理有关手续。利用者对所借阅的档案负有安全、保密之责。室存档案原则上不外借，特殊情况确需借用的须经职能部门负责人及学院办公室负责人及分管院领导批准并办理登记手续。利用者因公出差、休假、探亲、调动工作、离职、退休前，应及时归还所借档案。

（七）因利用档案解决了问题，并产生一定经济效益和社会效益的，使用部门应及时向档案部门反映并填写档案利用效果登记表，及时收集反馈信息。

第二十六条 档案的统计。

（一）完善统计工作，对所保管档案情况、档案年度出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案移交进室情况、档案鉴定销毁情况、档案信息化情况、档案工作人员情况、档案业务社会化服务等情况定期统计并建立完备的台账。

统计结果应当真实、准确、完整，支持以可视化方式显示，便于统计分析。

（二）编制档案工作情况统计年报，汇总分析当年档案工作情况形成年度报告，报送上级档案部门。

（三）根据上级的有关规定，向上级档案部门移交电子档案及目录。

第二十七条 根据国家和上级部门有关规定，特制定外包工作“三原则”，即合法原则、安全原则和可控原则规范外包工作流程，并通过服务采购管理规定、档案服务外包工作规则、制定承包方筛选方案，通过单一来源采购、邀标、竞争性谈判、公开招标等方式选择合适的承包方。

外包工作“三原则”指：

（一）合法原则。是指档案外包服务工作不得违背法律法规等有关规定，不符合法律法规的外包不得实施。

（二）安全原则。是指发包方应当制定和落实安全管理体系，最大限度地避免因档案服务外包引起的档案实体受到损毁，或造成国家秘密、商业秘密和个人隐私被泄露。

（三）可控原则。是指发包方应对档案服务外包工作全过程进行监控，对承包方的人员、工作场所、基础设施、技术、管理工作、业务操作等进行必要的监督、检查，将各种风险降低到可控范围之内。

第二十八条 为有效避免外包工作的风险，保证外包工作安全，档案外包服务应遵循5个工作流程：立项与审批、承包方筛选与招投标、内部比价、合同签订、合同执行与监督、评估与改进。

第四章  档案的信息化建设

第二十九条 学院应当加强档案信息化工作，将档案信息化工作纳入信息化总体规划。

积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接，实现系统互联互通，资源共享共用。

第三十条 加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

第三十一条 电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第三十二条 学院配备的网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备应当满足档案信息化的管理需要并适当冗余、方便扩展。

应当配置独立的专业服务器和专用存储设备，满足高效、可用、可扩展等要求。

第三十三条 办公自动化系统和其他业务系统应当嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表和整理要求，在电子文件形成时自动或半自动开展鉴定、整理工作，实施预归档。

第三十四条 应当制定电子档案备份方案和策略，采用磁带、一次性刻录光盘、硬磁盘等离线存储介质对电子档案实行离线备份。

第三十五条 学院综合档案室负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。

第五章  奖励与惩罚

第三十六条 在档案的收集、整理、保管、保护和利用等方面成绩显著的，应给予表彰和奖励。    

第三十七条 建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，按照《档案法》及学院有关规定进行处理。

第六章  附 则

第三十八条 本办法由综合档案室负责解释。  

第三十九条 本办法自印发之日起施行，原《广州科技贸易职业学院档案管理办法（试行）》（穗科贸〔2009〕60号）同时废止。