一、编制说明

（一）为适应我院档案工作发展的需要，实现档案的标准化、规范化和现代化管理，根据《高等学校档案实体分类法》，结合本院实际情况，制订本方案。

（二）按照我院档案形成的领域范畴，结合内容性质和职能性质，本院档案划分为党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物等11个一级类目。

（三）本院档案实体分类档号由“年度号 + 分类号 + 案卷号（件号）”三大部分组成，用连接号“—”连接各组代码，即年度号—分类号—案卷号（件号）。

1.年度号由四位阿拉伯数字组成，如“2020”。

2.分类号是档号的主体，由实体分类的一、二级类目标识符组成。少数扩展到三级类目。

一级类目的标识符号由该类目名称主词汉语拼音的第一个字母（采用大写形式）组成，如党群（Dang  Qun）类简称标识符号为：DQ。

二级类目的标识符号采用“双位制”（用阿拉伯数字表示），如“综合”为“11”，其余二级类目依顺序层累为12、13......99,但10、20......等带“0”的数字不用。

三级类目标识与二级类目相同。

3.案卷号（件号）即案卷或文件顺序号，它是在分类号的最下位类目，对该类目内的案卷或文件编制的顺序号，用阿拉伯数字1～n标识。

其模式如下：

二、 类目代号简表、档号模式

（一）党群类

一级类目代号：DQ

二级类目代号：

11  党务综合（党办、党代会、党委、党总支、直属支部材料入此）

12  纪检（党员奖惩材料入此）

13  组织（本部有关干部任免材料入此）

14  宣传教育

15  统战（民主党派、侨联材料入此）

16  工会（妇女工作、教职工代表大会材料入此）

17  团委（学生会、研究生会、学生社团材料入此）

档号模式：

 

年度用自然年度

（二）行政类

一级类目代号：XZ

二级类目代号：

11  行政综合（院办、学院评估、室、处、系等单位综合材料入此）

12  人事（本处干部任免、师资培养、职称评定、行政奖惩材料入此）

13  监察、审计

14  武装、保卫

15  总务（卫生材料入此）

16  档案、图书、文博

档号模式：

 

年度用自然年度

（三）教学类

一级类目代号：JX

二级类目代号：

11  教学综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此）

12  学科与实验室建设（专业设置入此）

13  招生

14  学籍管理（学生奖惩材料入此）

15  课堂教学与教学实践（军训材料入此）

16  学位

17  毕业生（毕业生信息反馈工作入此）

18  教材

档号模式：

年度按照文件材料的属性分别用自然年度及教学年度（学生学籍表、成绩表用完成年度）

 

（四）教学研究类

一级类目代号：KY

二级类目代号：

11  综合（科研经费管理、学术活动材料入此）

12  论文、著作、作品

【13】按学科或专业或项目设置类目，即第一个科研项目为“13”，其余科研项目一顺序层累为14、15......,但10、20......等带“0”的数字不用。“【】”代表随机符号。

档号模式：

综合类用自然年度

课题（项目）用完成年度

 

（五）基本建设类

一级类目代号：JJ

二级类目代号：

11  基建综合

【12】按单项工程设置类目（修缮工程入此），即第一个单项工程为“12”，其余工程依顺序层累为13、14......，但10、20......等带“0”的数字不用。“【】”代表随机符号。

档号模式：

 综合类用自然年度

单项工程用竣工年度

 

（六）仪器设备类

一级类目代号：SB

二级类目代号：

11  综合

【12】按仪器设备种类或型号设置类目，即第一种设备为“12”，其余设备依顺序层累为13、14......，但10、20......等带“0”的数字不用。“【】”代表随机符号。

档号模式：

综合类用自然年度

各仪器设备项目用仪器设备验收的年度

 

（七）出版

一级类目代号：CB

二级类目代号：

11  综合（校报、学报等单位管理性材料入此）

12  报纸（校报材料入此）

13  刊物（校报、各系、中心的学术刊物入此）

14  书稿

15  音像

档号模式：

年度用出版物的出版年度

 

（八）外事类

一级类目代号：WS

二级类目代号：

11  外事综合

12  出国（出境）（政审材料、外汇经费、延长期限材料入此）

13  来校（接待外宾等材料入此）

14  国际合作与会议（与外国联合办学材料入此）

15  外国留学生工作（外国留学生奖惩材料入此）

档号模式：

年度用自然年度

 

（九）财会类

一级类目代号：CK

二级类目代号：

11  财会综合（基金管理等入此）

12  会计报表

13  会计账簿

14  会计凭证

15  工资清册（奖金、助学金、国库券材料入此）

 

档号模式：

年度用财会档案形成的自然年度

 

（十）声像载体类

一级类目代号：SX

二级类目代号：

12  照片

13  录音带

14  录像带

15  光盘

16  磁盘

17  影视胶片

18  缩微胶片

19  幻灯片

照片三级类目

1211  人物影照

1212  会议影照

1213  社会活动

1214  文体活动

1215  教学活动

1216  科研活动

1217  外事活动

1218  毕业影照

1219  校舍建设

1221  荣誉实物

1222  其他

档号模式：

年度用声像档案形成的自然年度

 

(十一)实物类

一级类目代号：SW

二级类目代号：11  可折叠档案

                            12  不可折叠档案

档号模式：

年度用实物类档案形成的自然年度