第一章 总 则
第一条 为适应档案管理现代化、信息化的需要，进一步规范学院归档文件整理方法及程序，根据《归档文件整理规则》（中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000）和《广州市执行< 归档文件整理规则>实施细则》及《关于执行< 广州市中小学、幼儿园档案管理工作规范>的补充通知》等文件精神，结合我院实际，制定本实施细则。
第二条 归档文件的定义：立档部门在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为党群、行政、教学类档案保存的各种纸质文件材料。
第三条 归档文件适用范围：适用于党群、行政、教学类档案整理工作。
第四条 本《细则》所指的归档文件整理是指将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
第二章 归档文件的整理原则
第五条 归档文件的整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分年度、问题和不同价值，便于保管和利用。
第三章 归档文件的整理质量要求
第六条 已破损的文件应予修整。
第七条 字迹模糊或易褪变的文件应予复制，包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等。复制方法，采用复印。
第八条 祛除易锈蚀文件的金属物，包括订书钉、曲别针、大头针等易氧化、腐蚀的装订用品。
第九条 归档文件及整理所用的书写材料、纸张、装订材料等，均应符合国家有关档案保护及《国家机关公文处理办法》的有关规定。
第十条 超大纸张的折叠。公文用纸统一为A4型（297×210mm），对于规格大于A4的报表、图样等文字材料，按照A4型纸的尺寸加以折叠，注意尽量减少折叠次数，同时，折痕处应尽量位于文件，图表字迹之外。
第四章 归档文件的整理方法
第十一条 归档文件的整理单位。归档文件以“件”为单位进行整理，一般以一份文件为一件，专项活动形成的各种文件材料（如学校的各种评估、军训等）不能作为一件装订归档，在排列时相对集中。在整理时，按下列规范办理：
（一）文件正本与定稿合为一件；重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等），可将正本与历次稿本各作为一件；
（二）正文与附件合为一件；如果附件数量较多，或者太厚不易装订，也可各为一件；
（三）正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等）作为一件；
（四）原件与复制件作为一件；
（五）转发文与被转发文作为一件；
（六）来文（去文）与复文合为一件，包括请示与批复、报告与批示、函与报告等。
（七）装订成册的报表、名册、图册等，一册（本）作为一件；未装订成册而式样同一的表格按一定的单位组合起来作为一件；
（八）学院会议记录，包括党委会、民主生活会、院长办公会等，以每次会议为一件；以会议记录本形式记录的一本作为一件。
（九）学生名册、成绩表、学籍表、毕业生派遣名册及其它同类表、册，以班或年级为单位装订成册作为一件。
第十二条 件内文件排序方法
（一）正本在前，定稿在后；
（二）正文在前，附件在后；
（三）原件在前，复制件在后；
（四）转发件在前，被转发件在后；
（五） 来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
（六）不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后；汉文文本在前，少数民族文字文本在后；原文在前，译文在后；
（七）结论性材料在前，依据性材料在后；
（八）有文件处理单的可放在最前面作为首页，以便加盖归档章，保护正本的原貌
第十三条 归档文件的装订。
（一）文件采用左侧装订，要求以左、下侧对齐，装订时应尽量保持文件的原貌，不得随意裁切文件。
（二）薄的文件采用不锈钢钉或乳胶装订；较厚的文件采用三孔一线方式进行装订；10年保管的档案可保持原装订方式。
第十四条 归档文件的分类
（一）采用归档文件整理方式整理党群、行政、教学类档案时，只识一级类目。
（二）归档文件采取“年度一类别一保管期限”的方法进行分类。
（三）根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。计划、总结、统计报表等按形成年度归档；跨年度召开的会议，其文件材料归入开始年度，来文与复文跨年度并作一件时，放在复文年。
第十五条 归档文件的排列
（一） 归档文件以件为单位，在同一大类（DQ、XZ、JX）归档文件按永久、30年、10年各自分别从“1”开始编件号。
（二） 同一类别同一年度同一保管期限的归档文件按《广州科技贸易职业学院档案实体分类方案》中二级类目的先后顺序相对集中排列，并在“归档文件目录”中，于每个二级类目第一件的“备注”栏里注明对应的二级类目名称。
（三） 同一事由或成套性的归档文件应相对集中排列在一起。
（四） 同一保管期限内未及时归档的文件，排在相应类别（一级类目）的最后，并在“备注”栏里注明对应的二级类目名称。
第十六条 编号
归档文件应按分类方法和排列顺序逐件编号，即在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、类别等项目。（见下图归档章式样）
归档章式样
（一）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
（二）年度：文件形式年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年如：“2000”。
（三）保管期限：归档文件保管期限的全称或简称。如“永久”或“永”。
（四）件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号由档案室采用与分类、排列方法相对应的编号方式进行逐件编号。馆编件号按进馆要求编制。
（五）类别：类目代码，如：DQ、XZ、JX等。
第十七条 编制归档文件目录
（一）归档文件在分类、排列、编号以后，以件为单位编制目录。
（二）归档文件目录采用广州市统一印制的A4型规格竖式归档文件目录用纸，填写项目包括年度号、分类号、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限、备注等。（见下图归档文件目录式样）。
归 档 文 件 目 录
20XX—DQ
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件号
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责任者
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文号
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题名
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日期
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页数
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备注
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001
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科贸学院办公室
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科贸办
〔2020〕1号
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关于印发XXXXXX的通知
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20080115
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3
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XZ11
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002
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XXX
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XXX
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XXXXXX
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XXX
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X
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003
|
XXX
|
XXX
|
XXXXXX
|
XXX
|
X
|
|
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004
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XXX
|
XXX
|
XXXXXX
|
XXX
|
X
|
XZ12
|
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005
|
XXX
|
XXX
|
XXXXXX
|
XXX
|
X
|
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006
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XXX
|
XXX
|
XXXXXX
|
XXX
|
X
|
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007
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XXX
|
XXX
|
XXXXXX
|
XXX
|
X
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XZ13
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归档文件目录式样
（三）归档文件目录的填写要求：
1.年度号：归档文件所属年度，在目录表格上端右边标识。
2.分类号：类目代码，如：DQ。在目录表格上端右边标识。
3.件号：文件的排列的顺序号，用阿拉伯数字直接标注。
4.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。使用全称或通用简称。
5.文号、文件的发文字号。填写时应照实抄录，不能有任何省略或改动，没有文号的文件不填写。
6.题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，不能揭示文件内容的，要自拟标题，外加“〔〕”以示区别。如“XX省教育厅关于转发教育部〔1999〕24号文件的通知”，应重拟题名为“【XX省教育厅关于转发《国家教育部关于加强学籍管理的几点意见》的通知】”，会议记录需拟提名时，应写明会议的时间和主要内容；正件与附件作为一件时，如果附件独立性强，并且是具体执行的条文和重要补充和说明，在填写时应在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号，如“关于进一步加强我校治安管理的决定（附：XX大学治安管理条例）”。
7.日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20001108.
8.页数：每一件归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数，不需打页码。
9.备注:注释文件需说明的情况。内容较多、难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填入备考表中
（四）归档文件目录至少应一式二份，不需随归档文件放入档案盒内。
（五）归档文件目录的构成与装订
1.归档文件目录由“目录夹”、“归档文件整理说明”、“归档文件目录表格”三部分构成，并装订成册。
2.文件目录夹封面及背脊式样（见下图归档文件目录封面及背脊式样）。
归档文件目录封面及背脊式样
3.归档文件整理说明的内容包括：立档单位全称、成立时间、本年度内设机构及学校党、政主要领导人变化情况、本年度立档单位主要工作概况、本年度文书归档情况（含归档工作的组织情况，文件材料完整与否、档案数量、需要说明的问题等）。
4.归档文件目录的装订方法，采用与分类排列相对应的方式进行装订，即同年度中的党群类、行政类及教学类归档文件按永久、30年、10年各自分别从“1”的顺序依次排列装订。
第十八条 归档文件的装盒
将归档文件按室编件号顺序转装入档案盒，并填写档案盒封面、背脊及备考表项目。
（一）档案盒使用“统一学校档案用盒”。
（二）档案盒封面和背脊应标明立档单位全称或规范化简称。
（三）档案盒的背脊档号处设置三栏，从上至下分别填写年度、类别和起止件号。起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“-”连接。
（四）备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，置于盒内文件之后（见下图备考表式样）。
备考表式样
1.盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
2.整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
3.检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
4.日期：归档文件整理完毕的日期。
第五章 附 则
第十九条 本细则由学院综合档案室负责解释。
第二十条 本细则自公布之日起执行。
